15 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi

Bloglain.com – Om Bro/Sista sekalian! Sebagian dari tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi adalah mengolah data, dari mulai bahan baku hingga menjadi sebuah produk.

Hokeh. Kali ini saya akan share mengenai tugas staff admin produksi, tapi tidak secara luas dan lengkap pada semua bidang industri. Saya hanya akan share dari pengalaman saya pribadi sebagai seorang staff administrasi industri pabrik kabel.

Namun begitu, secara garis besar tugas dan wewenang admin produksi adalah sama, meskipun sektor industri’nya berbeda.

Intinya yaitu mengolah data proses produksi sejak dari bahan baku hingga produk jadi.

Yo wis, kita cekidot bae pada bahasan mengenai apa saja fungsi dan tugas staff bagian administrasi produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi

1. Mengungumpulkan Data Hasil Produksi

Pekerjaan pertama saat Om/Sist masuk kantor adalah mengumpulkan data manual dari operator produksi.

Biasanya berkas laporan proses produksi akan sudah terkumpul oleh supervisor bagian masing-masing. Jadi Om/Sist tinggal merapikannya saja sehingga lebih mudah saat proses input data ke komputer nanti.

Istilah tempat kerja saya dulu, laporan kerja operator bernama LPP (Lembar Proses Produksi)

2. Memproses Data

Setelah semua berkas laporan manual dari lapangan terkumpul dan rapi, selanjutnya Om/Sist input data-data tersebut ke dalam komputer.

Cara input datanya bisa berbeda-beda, sesuai dengan software yang digunakan oleh masing-masing perusahaan. Ada yang menggunakan MS Excel dan banyak juga yang menggunakan software khusus olah data administrasi.

Tapi yang jelas semuanya telah berbentuk program database sehingga Om/Sist tinggal meng’input data’nya saja.

Beberapa data yang harus Om/Sist proses dari LPP adalah sebagai berikut.

Menghitung Efektifitas Kerja Mesin

Setiap mesin produksi sudah memiliki standar kecepatan masing-masing. Standar kecepatan inilah yang menjadi patokan target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin dan operatornya.

Biasanya pihak perusahaan memiliki pedoman target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin dan biasanya tiap-tiap mesin memiliki standar kecepatan yang berbeda, meskipun sebagian ada pula yang standar kecepatannya sama.

Fahami standar kecepatan setiap mesin melalui data yang Om/Sist terima dari laporan operator dan dari pedoman perusahaan, termasuk standar hasil produksi tiap satuan waktu tertentu. Misalnya, berapa unit hasil produk dalam satu jam dan berapa hasil produksi dalam 24 jam

Menghitung Etos Kerja Operator Produksi

Selain target operasional mesin, target kerja operator produksinya itu sendiri pun harus masuk perhitungan.

Perhitungan ini biasanya Om/Sist dapat dari perbandingan satu operator dengan operator lainnya.

Contoh sederhananya begini.

Jika Om/Sist bekerja di pabrik dengan sistem kerja shift, maka akan ada perbandingan hasil produksi pada Shift-1, Shift-2 dan jika ada Shift-3.

Biasanya shift-3 menjadi shift yang paling tidak produktif. Maka pada umumnya perusahaan akan menetapkan target yang lebih rendah untuk shift-3 ketimbang shitf-1 dan shift-2.

Menghitung Konversi Bahan Baku terhadap Hasil Produksi dan Scrap (Sampah)

Dari formula yang sedemikian rupa yang telah tersusun dalam database administrasi, Om/Sist akan secara otomatis mengetahui konversi bahan baku terhadap hasil produkai dan scrap.

Perlu Om/Sist perhatikan bahwa total bahan baku yang keluar harus sesuai dengan hasil produksi yang dan sampah sisa produksi.

Namun begitu biasanya perusahaan punya toleransi untuk total hasil produksi. Misalnya, hasil produksi dan sampah harus mencapai minimal 97.5% dari total bahan baku yang, atau berapa persen sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sebaliknya, jumlah sampah juga biasanya punya batasan maksimal, misalnya maksimal 2.5% dari hasil produksi.

Begitu ilustrasinya.

3. Mengontrol Proses Produksi dan Menyesuaikannya dengan Data Laporan Tertulis

Selain hanya memproses data, seorang staff administrasi juga harus aktif memantau proses produksi, terutama jika telah terjadi masalah yang tidak sesuai dengan standar target produksi.

Jika terjadi masalah sehingga target tidak tercapai, segera koordinasikan hal tersebut dengan operator dan supervisor yang bersangkutan. Minta penjelasan apa masalahnya sehingga target tidak tercapai.

Apa perlunya?

Karena Om/Sist nantinya harus menjelaskan pada atasan tentang mengapa target tidak tercapai. Nah, untuk dapat menjawab pertanyaan dari atasan dan menjelaskannya dalam laporan, Om/Sist harus mencari tahu jawabannya ke lapangan.

4. Membuat Laporan Harian

Setelah selesai memproses data, selanjutnya Om/Sist harus membuat laporan harian sesuai dengan data manual yang telah Om/Sist olah ke dalam database.

Konsentrasi dari laporan harian adalah untuk evaluasi agar target bulanan dapat tercapai.

Bentuk dari laporan harian biasanya berupa tabel dan grafik.

Grafik yang tersaji adalah data hasil produksi dari tanggal satu dalam bulan berjalan hingga hari tersebut.

Dengan adanya grafik, atasan Om/Sist yang menerima laporan akan dengan mudah memantau dan mengevaluasi pertumbuhan atau penurunan hasil produksi setiap harinya.

5. Menyusun Jadwal Kerja Operator Produksi

Selain memproses data hasil produksi, Om/Sist juga harus menyusun jadwal kerja operator produksi, jika perusahaan menetapkan sistem kerja shift.

Penyusunan jadwal kerja biasanya seminggu sekali, yaitu pada hari Jum’at atau Sabtu, tergantung jumlah hari kerja, apakah 5 hari kerja atau 6 hari kerja.

Selain menyusun jadwal kerja rutin, pada kondisi tertentu Om/Sist juga harus merubah jadwal yang sedang berjalan, misalnya jika ada operator salah satu shift yang tidak masuk kerja.

Pada kondisi ada operator produksi yang tidak masuk kerja, maka perlu adanya long shift pada operator dari dua shift lainnya, agar proses produksi dapat tetap berjalan sebagaimana mestinya.

6. Menghitung Jam Lembur Operator Produksi

Pada saat-saat tertentu, misalnya saat ada operator shift yang tidak masuk kerja seperti cantoh barusan, maka otomatis operator yang bertugas long-shit akan mandapat upah kerja lembur. Untuk itu Om/Sist harus memastikan bahwa tugas lembur berjalan dengan efektif.

Selain kerja lembur karena kondisi tersebut, kadang ada kondisi lain juga yang membuat operator produksi harus kerja lembur. Misalnya saja jika perusahaan memberi tugas kerja lembur ketika ada produk urgent yang harus segera selesai.

Nah, dalam kondisi-kondisi seperti itu, seorang staff produksi berperan menjadi mediator penghubung antara perintah perusahaan dengan operator bagian produksi.

7. Menerima Pesanan Produk dari Staff PPIC

Pada saat perusahaan mendapat tender, berkas order produksi akan masuk melalui departemen PPIC (Product Planning and Inventory Control). Selanjutnya staff PPIC akan membuat berkas order produksi untuk departemen produksi.

Nah, staff produksi yang akan menerima berkas order produksi dan meneruskannya pada bagian yang berwenang hingga ke bagian operator produksi.

8. Mengajukan Permintaan Bahan Baku ke Dept. Inventory

Setelah Om/Sist menerima berkas order dari Dept. PPIC, selanjutnya Om/Sist harus membuat permintaan bahan baku.

Buatlah berkas permintaan bahan baku sesuai kebutuhan.

Gunakan pedoman konversi hasil produksi untuk memperhitungkan jumlah bahan baku.

Berkas permintaan bahan baku tersebut kemudian Om/Sist serahkan ke Dept. Inventory.

Setelah Dept. Inventory memberikan bahan baku, selanjutnya Om/Sist teruskan bahan baku tersebut ke lapangan, yaitu kepada supervisor dan operator produksi.

9. Melakukan Retur Sisa Bahan Baku

Jika setelah proses produksi selesai sesuai order dan masih ada bahan baku yang tersisa, maka Om/Sist harus mengembalikan alias me’retur sisa bahan baku tersebut pada Dept. Inventory.

Selain sisa produksi, bahan baku juga harus retur jika bahan baku yang bersangkutan tidak sesuai dengan spesifikasi produksi. Misalnya karena Dept. Inventory memberikan bahan baku yang salah, yaitu yang tidak sesuai dengan permintaan kita.

Tujuan adanya prosedur retur adalah untuk menghindari kemungkinan selisih perhitungan pada hasil produksi. Selain itu retur juga menjaga kapasitas gudang produksi agar tidak penuh oleh barang-barang yang tidak perlu.

10. Melakukan Stock Opname diakhir Bulan

Stock opname adalah proses menghitung jumlah fisik barang.

Fisik barang yang Om/Sist hitung adalah barang hasil produksi, sampah produksi, sisa bahan bahan baku dan produk yang sedang dalam proses produksi.

Jika ada ketidaksesuaian antara fisik barang dengan data, maka Om/Sist harus melacak letak selisihnya.

11. Membuat Laporan Bulanan dan Melakukan Evaluasi Hasil Produksi

Laporan bulanan adalah laporan yang dibuat setiap bulan.

Wkwkwkwkwk. Ya iya lah. Namanya saja laporan bulanan, ya berarti setiap bulan.

Laporan bulanan adalah laporan hasil produksi selama satu bulan penuh.

Pada dasarnya laporan bulanan adalah sama dengan laporan harian. Isinya ialah tabel data harian dan grafik dalam tahun berjalan.

Intinya laporan bulanan adalah laporan harian yang isinya sudah genap dalam satu bulan.

Perlunya laporan bulanan ialah untuk evaluasi grafik hasil produksi dalam tahun berjalan.

12. Membuat Laporan Akhir Tahun dan Melakukan Evaluasi Hasil Produksi

Setelah genap satu tahun, Om/Sist harus membuat laporan akhir tahun.

Sama seperti laporan harian dan laporan bulanan, laporan tahunan juga merupakan tabel dan grafik hasil produksi.

Dari laporan tahunan tersebut Om/Sist lakukan evaluasi. Fahami apa yang perlu Om/Sist perbaiki untuk kemajuan proses produksi pada tahun berikutnya.

13. Menyiapkan Berkas dan Membantu Proses (verifikasi) ISO dan SPM

Setelah laporan tahunan, masih ada lagi pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi, yaitu menyiapkan berkas verifikasi ISO dan SPM.

Dalam pengertian yang sederhana, ISO adalah standarisasi suatu perusahaan berdasarkan spesifikasi minimal dari instansi yang berwenang.

Standarisasi tersebut meliputi kesesuaian produk dengan data-data perusahaan, kerapian sistem administrasi dan sebagainya.

ISO sendiri adalah organisasi non-pemerintah berskala internasional yang beranggotakan lebih dari 140 negara. Jadi jika sebuah perusahaan ingin ‘Go internasional’, maka ISO menjadi salah satu syarat mutlak.

Sedangkan SPM (Sistem Pengawasan Mutu) adalah standarisasi produk sesuai dengan spesifikasi dari instansi yang berwenang.

Standar SPM merupakan ketentuan pemerintah atau kesepakatan perusahaan dengan klien pemberi tender.

Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya telah lulus dua standarisasi ini.

Pelaksanaan standarisasi ISO dan SPM ialah setahun sekali, biasanya pada awal tahun atau hingga pertengahan tahun berjalan.

14. Mengarsipkan Data

Setelah melaksanakan semua tugas, selanjutnya Om/Sist harus mengarsipkan data-data produksi dengan rapi.

Pengarsipannya Om/Sist lakukan pada data dalam komputer dan data manual kertas.

Pengarsipan berkas harus Om/Sist lakukan secara rapi dan terstruktur supaya Om/Sist mudah melacaknya jika suatu hari ada bagian dari data-data tersebut yang Om/Sist butuhkan.

15. Menjaga Kerahasiaan Data Perusahaan

Selain tugas-tugas tersebut, seorang staff juga wajib menjaga kerahasiaan data perusahaan. Maka itu data-data penting perusahaan harus aman dalam arsip.

Demikianlah deskripsi tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi yang penting untuk Om/Sist ketahui.

Om Bro/Sista sekalian. Seringkali orang menganggap bahwa jabatan staff kantor lebih enak ketimbang pekerja lapangan seperti operator produksi.

Iya memang dari pengalaman saya sendiri, benar seperti itu.

Tapi bukan berarti kerja lapangan itu tidak enak. Masing-masing ada kelebihan dan kekurangannya. Contohnya saya sendiri yang pernah menjalani bermacam profesi. Mulai dari menjadi seorang waiter restoran, jadi sales kanvas, jadi sales motoris dan lain-lain.

Poko’nya Om/Sist harus tetap semangat melamar pekerjaan apa saja asal halal.

Jikapun Om/Sist ingin mendapat pekerjaan tertentu yang sesuai dengan keahlian, tetaplah bersikap fleksibel. Jangan hanya melamar kerja ke satu bidang saja.

Kejar tujuan Om/Sist dengan tetap membuka peluang pada bidang apapun. Bisa jadi bidang yang tidak Om/Sist sukai, barangkali justru Om/Sist akan meraih sukses besar. (Bloglain – Tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi).

50 komentar untuk “15 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi”

  1. Gimana mbak , pengalaman jadi staff administrasi produksi untuk pertama kali? Ga pusing kah ,??, saya baca diatas aja agak gimana gitu???

    1. Waktu pertama kali jelas pusing banget… Tapi setelah jadi kerjaan sehari-hari, lama-lama jadi santai.

    1. Wah, udah lama banget Sist… Sy udah lupa apa aja. Coba cari di Google banyak deh…

      Terus satu hal lagi… Saya laki-laki, jadi bukan ‘Mba’.

    1. Kalo saya dulu sih ada masa percobaan 3 bulan. Tapi bukan training… Intinya sudah kerja biasa, gaji juga biasa. Ngga ada istilah gaji training. Hanya saja selama 3 bulan itu kinerja saya di evaluasi… apakah saya layak untuk lanjut kerja di bulan ke-4 dan seterusnya atau tidak.

      Dan satu hal lagi… saya laki-laki. Nama saya Nurhamid.

  2. Ada contoh berkas yang dikeluarkan oleh admin produksi kah? contoh hitung menghitung di poin ‘memproses data’, contoh laporan hariannya.. supaya ada gambaran..

  3. apakah ada istilah staff administrasi junior dan senior mas ? sblmnya sya baca, awal2 mas pusing bgt sama kerjaannya. artinya itu pengalaman pertama kah ?

    1. Iya. Kalo pengalaman pertama memang pusing. Harus ngurusi data yang kita belum fahami. Nanti lama-lama biasa.

      Kalo di kantor saya dulu sih ngga ada istilah senior / junior. Semua sama aja.

      Kalo misale ada istilah junior / senior, saya kira itu sih lingkungannya saja. Mungkin ada sebagian staff yang merasa udah lama kerja disitu, sehingga muncul kesan senior-junior.

  4. Maaf mas mau tanya, apakah posisi staff administrasi produksi harus kuat di matematika ya? Soalnya saya paling nggak bisa itung2an :'(

    1. Ngga juga Om. Matematika saya juga jeblok. Yang penting asal Om Bro menguasai software administrasi yang digunakan perusahaan, ya lancar.

      Kalo ditempat kerja saya dulu sistem administrasinya pake MS Excel. Jadi asal menguasai Excel ya sudah, kerjaan lancar.

      Kalo awal-awal masuk kerja pasti masih kaku. Perlu adaptasi. Lama-lama setelah terbiasa dan jadi kerjaan sehari-hari ya jadi gampang.

      Saya sendiri dulu awal masuk kerja cuma bisa dasar-dasar Excel dan Word saja. Seiring berjalannya waktu, ilmu saya bertambah dengan sendirinya karena tiap hari menjalankan sistem komputer.

      Dasar dari program Office itu cuma MS Word dan MS Excel saja Om. Program lain seperti MS Access, Powerpoint dan sebagainya sih ngga selalu digunakan. Jarang yang pake.

  5. Mas, saat hari pertama kerja apakah dilepas langsung mengerjakan jobdesknya sendiri atau ada bimbingan dari pihak perusahaan? Kalo ada selama berapa hari? Mksh

    1. Kalo saya dulu sih dibimbing oleh staff senior. Artinya staff yang sudah lebih dulu kerja di situ.

      Ngga lama sih. Kurang dari seminggu juga saya sudah menguasai jobdesk saya. Setelah itu paling sesekali saya nanya ke senior kalau ada hal-hal yang belum saya pahami.

  6. Maaf maz saya ingin bertanya. Apakah untuk menjadi staff admin produksi harus dari lulusan jurusan tertentu? Apakah asal ada sertifikat kemampuan komputer sudah bisa memenuhi syarat masuk sbg staff admin produksi?

    1. Tiap perusahaan menetapkan syarat’nya beda-beda Sist. Lihat saja di informasi lowongannya, syarat lulusan apa yang dia minta.

    1. Kalau belum terbiasa mungkin awalnya terasa sulit. Tapi nantinya kalau sudah jadi pekerjaan sehari-hari akan terasa mudah.

  7. Aku lagi kerja sebagai staff admin .. Dan emang awal² kerja tuh bikin pusing banget seminggu kerja langsung di lepas sendiri. Dan awal² masuk tuh di atas mejaku tiap hati penuh sama kertas² hasil data dari produksi saking blm paham nya input data di system perusahaan 😅 tapi seiring berjalan nya waktu alhamdulillah sedikit2 udh mulai paham dan terbiasa, mejaku udh mulai rapih 😬😬

  8. Sama di kantor saya juga produksi kabel mas tapi akhir akhir ini data makin ancur karna gapernah balance Apalagi masalah target gitu dari LAN 1 sampai LAN selanjutnya gamungkin sama ??? solusi nya gimana ya mas data selalu ga Valid 🙁

    1. Kalo dulu sih masalah terbesar sy ada pada stock opname. Sy kesulitan stock opname karena proses produksi ngga ada libur, kecuali cuti lebaran. Jadi kita hitung fisik bahan baku, hasil produksi dan lain-lain dalam kondisi barang yang kita hitung itu terus bergerak. Makanya susah banget untuk menghasilkan data yang akurat.

        1. Saya kerjakan bersama senior, bahkan dibantu manager produksi, karena proses perhitungannya harus cepat. Kejar-kejaran dengan proses produksi.

    1. Tergantung kesepakatan pada saat nego gaji.
      Kalo level staff, biasanya nominal gajinya kita negosiasi dengan HRD.
      Kalo sy dulu gaji kecil, cuma senominal UMK setempat. Hanya ada tambahan tunjangan jabatan dan lain-lain.

  9. bang, experience level staff itu maksudnya gimana ya? kalau dalam staff admin produksi berarti harus ada pengalaman dibidang itu ya?

    1. Tergantung keterangan di lowongan kerja’nya. Kadang ada yang minta syarat pengalaman di bidang serupa, namun kadang ada juga yang bidangnya tidak harus serupa, asalkan sama-sama masih pada bagian administrasi.

  10. Mas pernah keteteran gak waktu kerja dengan banyaknya tugas itu?? Trus solusinya gimana mas? …
    Tanya lagi mas apakah admin produksi di setiap pabrik jobdesknya sama seperti di atas? Atau ada yg berbeda lebih mudah misalnya hahaha

    1. Pada dasarnya kesulitan kita hanya di awal masuk kerja saja. Selanjutnya setelah seminggu, dua minggu, sebulan dan seterusnya sudah bakal jadi mudah. Sesuai peribahasa, “Bisa karena biasa”.

  11. Muhammad Yusuf

    Mas mau nanya.. ada saran ga buat org yang belum punya pengalaman termasuk saya bekerja di pabrik, khusunya dalam pekerjaan itu sendiri mas??

    Salam kenal mas.. saya Yusuf

    1. Untuk yang awal masuk kerja, saya sih ngga ada saran apa-apa. Nanti atasan kita kan bakalan kasih tau apa tugas kita.

  12. Mas, apakah jam istrhat mas terganggu ? Atau mungkin bisa smpai tidak istrhat karna sibuknya pekerjaan ?

    1. Ngga sih. Kalo jam istirahat ya tetap istirahat.

      Puncak sibuknya paling kalo lagi ada ISO dan SPM, itu saya sering kerja lembur. Tapi tetap dengan istirahat yang cukup.

  13. Mas.. saya mau tanya beberapa hal.. biasa staf produksi itu ada berapa orang yang kerja di pabriknya/dikantornya? Sama waktu mas pertama kali kerja di situ apakah ijazah mas harus ditahan disitu? Kalo iya, apakah selama mas kerja disitu/hanya selama masa percobaan 3 bulan..

    1. Jumlah staff tergantung besarnya pabrik dan kebutuhan menurut kebijakan perusahaan.

      Dulu ditempat saya kerja, staff produksi ada dua orang, staff PPIC dua orang, staff HRD tiga orang, bagian akuntansi satu orang, staff QC satu orang. Itu yang saya ingat. Staff bagian lain saya tidak ingat.

      Soal ijazah, beberapa tempat kerja yang pernah saya alami, rata-rata ijazah kita memang di tahan.

      Di tahan selama kita kerja disitu. Kalo kita berhenti kerja, baru ijazah kita dikembalikan.

  14. ka. aku kan kerja di perusahaan yang baru buka ya. nah cuma aku sendiri nih admin nya. kira2 data apa saja sih yg di butuhkan. selain membuat surat jalan dan faktur

    1. Tiap perusahaan data’nya beda Sist. Saya ngga tau secara spesifik untuk tiap-tiap perusahaan.

      Pengalaman saya yang cukup lama di bagian Staff Produksi dan sedikit pengalaman di bagian gudang perusahaan distribusi.

      Itupun perusahaan distribudi’nya hanya perusahaan kecil.

      Yang lumayan besar pas waktu di pabrik, jadi staff produksi.

  15. Wahh info bagus dan menarik mas. Terima kasih sudah bersedia sharing.
    Saya besok ada interview dengan user untuk posisi staff admin produksi. Boleh sharing juga ga mas yang mas masih ingat pertanyaan dari user apa saja?

    1. Wah, udah lama banget. Saya ngga ingat.

      Seingat saya yang susah cuma di psikotest saja. Kalo wawancara sih biasanya ngga susah.

    1. Istilah “Staff Admin” itu punya makna umum. Bisa jadi Admin Produksi, Admin Penjualan dan lain-lain. Sedangkan Tally Staff lebih khusus, merujuk pada bidang pekerjaan yang lebih spesifik.

      Untuk lebih spesifiknya, Sista bisa cari referensi melalui internet tentang apa itu Tally Staff.

  16. makasi ya mas atas sharing nya saya lagi lamar juga ni mas jadi admin dimana mana bismilah semoga keterima aminnn

  17. Nafa Nur Fiki

    kak ,Iis apakah ada lowongan pekerjaan untuk saat ini sebagai staff admin/acounting dan lain2 ?

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *