15 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi

Bloglain.com – Om Bro/Sista sekalian!! Sebagian dari tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi adalah mengolah data, dari mulai bahan baku hingga menjadi sebuah produk.

Hokeh. Di sini saya akan share mengenai tugas staff admin produksi, tapi tidak secara luas dan lengkap di semua bidang industri. Saya hanya akan share dari pengalaman saya pribadi sebagai seorang staff administrasi di industri pabrik kabel.

Namun begitu, secara garis besar tugas dan wewenang admin produksi adalah sama, meskipun sektor industri-nya berbeda.

Intinya yaitu mengolah data proses produksi sejak dari bahan baku hingga menjadi produk jadi.

Yo wis, kita cekidot bae pada bahasan mengenai apa saja fungsi dan tugas staff bagian administrasi produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi

1. Mengungumpulkan Data Hasil Produksi

Pekerjaan pertama saat Om/Sist masuk kantor adalah mengumpulkan data manual dari operator produksi.

Biasanya berkas laporan proses produksi akan sudah di kumpulkan oleh supervisor bagian masing-masing. Jadi disini Om/Sist tinggal merapikannya saja sehingga lebih mudah saat proses input data ke komputer nanti.

Di tempat kerja saya dulu, laporan kerja operator di namakan LPP (Lembar Proses Produksi)

2. Memproses Data

Setelah semua berkas laporan manual dari lapangan terkumpul dan rapi, selanjutnya Om/Sist input data-data tersebut ke dalam komputer.

Tugas staff administrasi

Cara input datanya bisa berbeda-beda, sesuai dengan software yang digunakan oleh masing-masing perusahaan. Ada yang menggunakan MS Excel, dan banyak juga yang menggunakan software khusus olah data administrasi. Tapi yang jelas, semuanya telah berbentuk program database sehingga Om/Sist tinggal meng-input data-nya saja.

Beberapa data yang di proses dari LPP adalah sebagai berikut:

Menghitung Efektifitas Kerja Mesin

Setiap mesin produksi sudah memiliki standar kecepatan masing-masing. Standar kecepatan inilah yang menjadi patokan target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin dan operatornya.

Biasanya pihak perusahaan memiliki pedoman target hasil produksi untuk tiap-tiap mesin, dan biasanya tiap-tiap mesin memiliki standar kecepatan yang berbeda, meskipun sebagian ada pula yang standar kecepatannya sama.

Pahami standar kecepatan setiap mesin melalui data yang Om/Sist terima dari laporan operator dan dari pedoman perusahaan, termasuk standar hasil produksi tiap satuan waktu tertentu. Misalnya: berapa unit hasil produk dalam satu jam dan berapa hasil produksi dalam 24 jam

Menghitung Etos Kerja Operator Produksi

Selain target operasional mesin, target kerja operator produksinya itu sendiri pun harus diperhitungkan.

Perhitungan ini biasanya dilakukan dengan perbandingan satu operator dengan operator lainnya.

Contoh sederhananya begini:

Jika Om/Sist bekerja di pabrik dengan sistem kerja shift, maka akan ada perbandingan hasil produksi pada Shift-1, Shift-2, dan jika ada Shift-3.

Biasanya shift-3 menjadi shift yang paling tidak produktif. Maka pada umumnya perusahaan akan menetapkan target yang lebih rendah untuk shift-3 dibanding shitf-1 dan shift-2.

Menghitung Konversi Bahan Baku terhadap Hasil Produksi dan Scrap (Sampah)

Dari formula yang sedemikian rupa yang telah disusun di dalam database administrasi, Om/Sist akan secara otomatis mengetahui konversi bahan baku dibanding hasil produkai dan scrap.

Perlu di perhatikan bahwa total bahan baku yang di keluarkan harus sesuai dengan hasil produksi yang di dapat, ditambah sampah sisa produksi.

Namun begitu biasanya perusahaan punya toleransi untuk total hasil produksi. Misalnya: hasil produksi ditambah sampah harus mencapai minimal 97,5% dari total bahan baku yang di keluarkan, atau berapa persen sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sebaliknya, jumlah sampah juga biasanya punya batasan maksimal, misalnya maksimal 2,5% dari hasil produksi.

Begitu ilustrasinya.

3. Mengontrol Proses Produksi dan Menyesuaikannya dengan Data Laporan Tertulis

Selain hanya memproses data, seorang staff administrasi juga harus aktif memantau proses produksi, terutama jika telah terjadi masalah yang tidak sesuai dengan standar target di atas.

Jika terjadi masalah sehingga target tidak tercapai, maka segera koordinasikan hal tersebut dengan operator dan supervisor yang bersangkutan. Minta penjelasan apa masalahnya sehingga target tidak tercapai.

Apa perlunya??

Karena Om/Sist nantinya akan ditanya oleh atasan Om/Sist tentang mengapa target tidak tercapai. Nah, untuk dapat menjawab pertanyaan dari atasan dan menjelaskannya dalam laporan, Om/Sist harus mencari tahu jawabannya di lapangan.

4. Membuat Laporan Harian

Setelah selesai memproses data, selanjutnya Om/Sist harus membuat laporan harian sesuai dengan data manual yang telah Om/Sist olah ke dalam database.

Konsentrasi dari laporan harian adalah untuk evaluasi agar target bulanan dapat tercapai.

Bentuk dari laporan harian biasanya berupa tabel dan grafik.

Grafik administrasi

Grafik yang disajikan adalah data hasil produksi dari tanggal satu di bulan berjalan hingga hari tersebut. Dengan adanya grafik, maka atasan Om/Sist yang menerima laporan akan dengan mudah memantau dan mengevaluasi pertumbuhan atau penurunan hasil produksi setiap harinya.

5. Menyusun Jadwal (Shift) Kerja Operator Produksi

Selain memproses data hasil produksi, Om/Sist juga harus menyusun jadwal kerja operator produksi, jika perusahaan menetapkan sistem kerja shift.

Penyusunan jadwal kerja dilakukan satu minggu sekali, yaitu pada hari Jum’at atau Sabtu, tergantung jumlah hari kerja yang ditetapkan. Apakah 5 hari kerja atau 6 hari kerja.

Selain menyusun jadwal kerja rutin, pada kondisi tertentu Om/Sist juga harus merubah jadwal yang sedang berjalan, misalnya jika ada operator di salah satu shift yang tidak masuk kerja.

Pada kondisi ada operator produksi uang tidak masuk kerja, maka diperlukan sistem long shift pada 2 operator dari shift lain. Hal itu dilakukan untuk memastikan bahwa proses produksi dapat tetap berjalan sebagaimana mestinya.

6. Menghitung dan Memastikan Kebenaran Over Time (Jam Lembur) Operator Produksi

Pada saat-saat tertentu, misalnya saat ada operator shift yang tidak masuk kerja seperti cantoh di atas, maka otomatis operator yang ditugaskan kerja long-shit akan mandapat upah kerja lembur. Untuk itu Om/Sist harus memastikan bahwa tugas lembur berjalan dengan efektif.

Selain kerja lembur karena kondisi seperti di atas, kadang ada kondisi lain juga yang membuat operator produksi harus kerja lembur. Misalnya saja jika perusahaan memberi tugas kerja lembur ketika ada produk urgent yang harus segera di selesaikan.

Nah, dalam kondisi-kondisi seperti itu, seorang staff produksi berperan menjadi mediator penghubung antara perintah perusahaan dan kesiapan operator bagian produksi.

7. Menerima Permintaan (Pesanan Produk) dari Staff PPIC

Pada saat perusahaan mendapat tender, berkas order produksi akan masuk melalui departemen PPIC (Product Planning and Inventory Control). Selanjutnya staff PPIC akan membuat berkas order produksi untuk kemudian di serahkan pada departement produksi.

Nah, staff produksi-lah yang akan menerima berkas order produksi dan meneruskannya pada bagian yang berwenang hingga ke bagian operator produksi.

8. Mengajukan Permintaan Bahan Baku ke Dept. Inventory

Setelah Om/Sist menerima berkas order dari Dept. PPIC, selanjutnya Om/Sist harus membuat permintaan bahan baku.

Buatlah berkas permintaan bahan baku sesuai kebutuhan. Gunakan pedoman konversi hasil produksi untuk memperhitungkan jumlah bahan baku yang dibutuhkan.

Berkas permintaan bahan baku tersebut kemudian diserahkan kepada Dept. Inventory.

Setelah Dept. Inventory memberikan bahan baku yang diminta, selanjutnya Om/Sist teruskan bahan baku tersebut ke lapangan, yaitu kepada supervisor dan operator produksi.

9. Melakukan Prosedur Retur Sisa Bahan Baku

Jika setelah proses produksi selesai sesuai order dan masih ada bahan baku yang tersisa, maka Om/Sist harus mengembalikan alias me-retur sisa bahan baku tersebut pada Dept. Inventory.

Selain sisa produksi, bahan baku juga harus diretur jika ternyata bahan baku yang bersangkutan tidak sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan. Misalnya karena Dept. Inventory memberikan bahan baku yang salah, yaitu yang tidak sesuai dengan permintaan kita.

Tujuan adanya prosedur retur adalah untuk menghindari kemungkinan selisih perhitungan pada hasil produksi. Selain itu retur juga menjaga kapasitas gudang produksi agar tidak di penuhi oleh barang-barang yang tidak diperlukan.

10. Melakukan Stock Opname diakhir Bulan

Stock opname adalah proses menghitung jumlah fisik barang untuk di sesuaikan dengan data tertulis.

Fisik barang yang di hitung adalah barang hasil produksi, sampah produksi, sisa bahan bahan baku, dan produk yang sedang dalam proses produksi.

Jika ada ketidaksesuaian antara fisik barang dengan data, maka Om/Sist harus melacak dimana letak selisihnya.

11. Membuat Laporan Bulanan dan Melakukan Evaluasi Hasil Produksi

Laporan bulanan adalah laporan yang dibuat setiap bulan.

Wkwkwkwkwk. Ya iya lah. Namanya saja laporan bulanan, ya berarti dibuat setiap bulan. Kalau laporan tahunan, berarti dibuatnya setiap tahun.

Wkwkwkwk. Malah ngelantur.

Laporan bulanan adalah laporan hasil produksi selama satu bulan penuh.

Pada dasarnya laporan bulanan adalah sama dengan laporan harian. Isinya ialah tabel data harian dan grafik dalam tahun berjalan.

Intinya laporan bulanan adalah laporan harian yang isinya sudah genap dalam satu bulan.

Laporan bulanan digunakan untuk evaluasi grafik hasil produksi dalam tahun berjalan.

12. Membuat Laporan Akhir Tahun dan Melakukan Evaluasi Hasil Produksi

Setelah genap satu tahun, Om/Sist harus membuat laporan akhir tahun.

Sama seperti laporan harian dan laporan bulanan, laporan tahunan juga merupakan tabel dan grafik hasil produksi. Dari laporan tahunan tersebut Om/Sist lakukan evaluasi. Pahami apa yang perlu diperbaiki untuk kemajuan proses produksi di tahun berikutnya.

13. Menyiapkan Berkas dan Membantu Proses (verifikasi) ISO dan SPM

Setelah laporan tahunan, masih ada lagi pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi, yaitu menyiapkan berkas verifikasi ISO dan SPM.

Dalam pengertian yang sederhana, ISO adalah standarisasi suatu perusahaan berdasarkan spesifikasi minimal yang telah di tentukan oleh instansi yang berwenang.

Standarisasi tersebut meliputi kesesuaian produk dengan data-data perusahaan, kerapian sistem administrasi dan sebagainya.

ISO sendiri adalah organisasi non-pemerintah berskala internasional yang beranggotakan lebih dari 140 negara. Jadi jika sebuah perusahaan ingin “Go internasional”, maka ISO menjadi salah satu syarat mutlak.

Sedangkan SPM (Sistem Pengawasan Mutu) adalah standarisasi produk sesuai dengan spesifikasi yang telah di tentukan oleh instansi yang berwenang.

Standar SPM merupakan ketentuan pemerintah atau kesepakatan perusahaan dengan klien pemberi tender.

Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya telah lulus dua standarisasi ini.

Pelaksanaan standarisasi ISO dan SPM dilakukan setahun sekali, biasanya di awal tahun atau hingga pertengahan tahun berjalan.

14. Mengarsipkan Data

Setelah melaksanakan semua tugas yang saya sebutkan di atas, selanjutnya Om/Sist harus mengarsipkan data-data produksi dengan rapi.

Arsip administrasi

Pengarsipan di lakukan pada data di dalam komputer dan data manual di atas kertas.

Pengarsipan berkas harus dilakukan secara rapi dan terstruktur supaya Om/Sist mudah melacaknya jika suatu hari ada bagian dari data-data tersebut yang dibutuhkan.

15. Menjaga Kerahasiaan Data Perusahaan

Selain tugas-tugas di atas, seorang staff juga wajib menjaga kerahasiaan data perusahaan. Maka itu data-data penting perusahaan harus di arsipkan secara aman.

Demikianlah deskripsi tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi yang penting untuk Om/Sist ketahui.

Om Bro/Sista sekalian. Seringkali di suatu perusahaan, jabatan staff kantor dianggap lebih enak dibanding pekerja lapangan seperti operator produksi.

Dan memang dari pengalaman saya sendiri, benar seperti itu.

Tapi bukan berarti kerja lapangan itu tidak enak. Masing-masing ada kelebihan dan kekurangannya. Contohnya saya sendiri yang pernah menjalani bermacam profesi. Mulai dari menjadi seorang waiter restoran, jadi sales kanvas, jadi sales motoris, dan lain-lain.

Poko’nya Om/Sist harus tetap semangat melamar pekerjaan apa saja asal halal. Jika pun Om/Sist ingin mendapat pekerjaan tertentu yang sesuai dengan keahlian, tetaplah bersikap fleksibel. Jangan hanya melamar kerja di satu bidang saja. Kejar tujuan Om/Sist dengan tetap membuka peluang pada bidang apapun. Bisa jadi bidang yang tidak Om/Sist sukai, barangkali justru disitu Om/Sist akan meraih sukses besar. (Bloglain – Tugas dan tanggung jawab staff administrasi produksi).

11 komentar untuk “15 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi Produksi”

  1. Gimana mbak , pengalaman jadi staff administrasi produksi untuk pertama kali? Ga pusing kah ,??, saya baca diatas aja agak gimana gitu???

    1. Wah, udah lama banget Sist… Sy udah lupa apa aja. Coba cari di Google banyak deh…

      Terus satu hal lagi… Saya laki-laki, jadi bukan ‘Mba’.

    1. Kalo saya dulu sih ada masa percobaan 3 bulan. Tapi bukan training… Intinya sudah kerja biasa, gaji juga biasa. Ngga ada istilah gaji training. Hanya saja selama 3 bulan itu kinerja saya di evaluasi… apakah saya layak untuk lanjut kerja di bulan ke-4 dan seterusnya atau tidak.

      Dan satu hal lagi… saya laki-laki. Nama saya Nurhamid.

  2. Ada contoh berkas yang dikeluarkan oleh admin produksi kah? contoh hitung menghitung di poin ‘memproses data’, contoh laporan hariannya.. supaya ada gambaran..

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *